Menerapkan Strategi POACE: Rahasia Manajemen Asrama Efektif di Pesantren

Workshop Kepesantrenan MBS Trenggalek, Jumat (8/11/24)/foto: Dok.

mbsmu.com - Pada lanjutan sesi Workshop Kepesantrenan di MBS Trenggalek, Jumat (8/11/24), Mochamad Syauqhy Radjfi, M.Pd., membahas strategi manajemen asrama berbasis pendekatan POACE: Planning, Organizing, Actuating, Controlling, dan Evaluating. Pendekatan ini bertujuan untuk menciptakan sistem pengelolaan asrama yang efektif dan terstruktur di lingkungan pesantren.

Ustadz Syauqhy menjelaskan bahwa Planning atau perencanaan adalah langkah awal yang sangat penting. “Pengurus asrama harus melakukan proses perencanaan atau pengaturan secara matang,” jelasnya.

Dalam perencanaan, ada lima aspek utama yang harus diperhatikan, yaitu anggaran, panduan yang mencakup tata tertib dan SOP yang disosialisasikan kepada guru dan siswa, sarana-prasarana (sarpras), kegiatan, serta peserta. Perencanaan yang matang akan memberikan panduan yang jelas bagi pengurus asrama untuk menjalankan tugasnya dengan baik.

Tahapan berikutnya adalah Organizing, yaitu proses mengkoordinasikan seluruh kegiatan asrama. “Dalam organizing, pengurus harus membentuk struktur kerja yang jelas, termasuk bidang-bidang khusus seperti bidang bahasa dan bidang keamanan,” kata Syauqhy. Struktur kerja ini penting agar setiap kegiatan asrama berjalan dengan lancar dan setiap anggota pengurus memiliki tugas yang spesifik.

Pada tahap Actuating atau pelaksanaan, Ustadz Syauqhy menekankan strategi BPKM: Bimbingan, Pengarahan, Kepemimpinan, dan Motivasi. Menurutnya, ada dua kunci utama seorang pemimpin asrama yang sukses, yaitu kemampuan komunikasi dan koordinasi. Melalui komunikasi yang efektif dan koordinasi yang baik, pengurus dapat memastikan bahwa setiap program berjalan sesuai rencana dan semua anggota bekerja dengan optimal.

Tahap keempat adalah Controlling atau pengawasan, yang mencakup pengecekan terhadap kegiatan yang direncanakan apakah sudah sesuai dengan pelaksanaannya di lapangan. Ustadz Syauqhy menambahkan bahwa pengawasan ini harus dilakukan secara konsisten untuk menjaga kualitas pengelolaan asrama. Pengawasan diimplementasikan melalui strategi PLOR (Problem, Location, Object, dan Reference), di mana pengurus dapat mencatat permasalahan, lokasi, objek yang ditemukan, dan bukti untuk dokumentasi lebih lanjut.

Terakhir, pada tahap Evaluating, Ustadz Syauqhy menyampaikan pentingnya evaluasi dari seluruh proses yang telah dilakukan.

“Evaluasi hasil akhir sangat penting untuk menentukan kebijakan atau rekomendasi bagi tahun selanjutnya,” katanya. Evaluasi yang baik memberikan masukan berharga yang bisa menjadi dasar pengembangan dan peningkatan kualitas pengelolaan asrama di masa mendatang.

Melalui strategi POACE ini, diharapkan pengelolaan asrama di MBS Trenggalek menjadi lebih profesional dan terukur, sehingga mampu menciptakan lingkungan pendidikan yang mendukung perkembangan karakter dan disiplin santri secara kaffah. [Tim Redaksi]